La transformación digital de las empresas y sus procesos

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El COVID-19 ha puesto de manifiesto que Internet es mucho más que una tecnología. El próximo domingo se celebra el Día Internacional de Internet y el recuerdo a esta cita nos ha hecho reflexionar sobre su importancia en la transformación digital de las empresas en la coyuntura de crisis sanitaria y económica actual.

Aunque de la transformación digital, lo verdaderamente importante es la propia transformación y no el modo en que se hace, Internet tiene un papel destacado en el cambio. Y es que Internet, como decía el sociólogo Manuel Castells, es un medio de comunicación, de interacción y de organización social pero también de organización empresarial.
Eso sí, como más adelante veremos Internet va a estar vinculado a muchos de los procesos de transformación pero no a todos.

Concepto de transformación digital
El coronavirus COVID-19 está pasando factura al conjunto del tejido empresarial pero se está cebando aún más si cabe con aquellos negocios poco digitalizados y tradicionalmente offline que han sufrido las consecuencias del confinamiento. Los negocios online, sin embargo, han allanado el camino gracias a la transformación digital que vienen experimentando. Pero abordemos en mayor profundidad el concepto de transformación digital en la empresas.

En una definición de andar por casa, podríamos decir que la transformación digital en las empresas es la incorporación de la tecnología en las áreas de actuación del negocio cambiando sustancialmente su funcionamiento o sus productos, algo que depende de los niveles de digitalización.

No nos referimos a lo mismo si hablamos de digitalización de procesos de negocio o de la digitalización del negocio. En el primero de los conceptos, la tecnología llega a los procesos internos y las estrategias de la empresa, modificando la cultura de empresa; pero si nos ceñimos a la digitalización del negocio, esta transformación es completa, llegando incluso al modelo de negocio, a los productos que se venden y/o los servicios que se prestan. En un modelo de negocio online, Internet va a ser protagonista.

Ventajas de abordar la transformación digital de las empresas
Podríamos hablar largo y tendido sobre las bondades de la digitalización empresarial pero de entre todas las ventajas destacan de forma clara las siguientes:
Ahorro de costes: Esta es probablemente uno de los beneficios más atractivos. La transformación digital supone ahorro económico y en tiempos debido a la automatización de procesos.
Incremento de la productividad: Esta ventaja está estrechamente relacionada con la anterior. La transformación digital agiliza procesos, optimiza la gestión del tiempo y favorece un mayor rendimiento. Los automatismos simplifican tareas.
Análisis exhaustivo: Los procesos complejos se pueden medir para mejorar la toma de decisiones.
Diferenciación, competitividad e innovación: La transformación digital en el seno de la empresa ofrece oportunidades de innovación y competitividad en un tejido empresarial que tiene todavía un largo camino hacia la transformación.
Adaptación al mercado: La crisis sanitaria va a dar lugar a la reinvención del emprendimiento. Lo digital se presenta como paradigma de nuevas ideas de negocio sustentadas en las necesidades actuales de consumo.
Adaptación a la transformación digital de la Administración Pública: La transformación digital de algunos procesos de administración y gestión es casi imperativo legal. Como más adelante veremos, la relación de las empresas con Hacienda y Seguridad Social se sustenta cada vez más en procesos telemáticos.

Qué procesos de la actividad empresarial se pueden digitalizar
Hemos mencionado al inicio de estas líneas que la digitalización puede suponer un cambio de modelo de negocio basado en la conversión productos o servicios o actuar únicamente sobre los procesos operativos, de soporte o de gestión. Pero vayamos a lo práctico, lejos de tecnicismos sobre organización empresarial. Hay numerosas tareas cotidianas se pueden gestionar a golpe de clic, bien apoyadas en la conectividad que ofrece Internet o bien a través de programas sustentados en redes internas que no tracienden a Internet.
Administración empresarial y servicio de asesoría: Presentar impuestos o cuentas anuales de la empresa; llevar los libros contables; ordenar las facturas de gastos de proveedores, realizar el pago de la cuotas empresariales de los trabajadores… Las asesorías hemos adaptado nuestros procesos en consonancia con las Administraciones que cuentan con sus propias sedes electrónicas y estamos trabajando en el proceso de adaptación con nuestros clientes para que en breve nuestras comunicaciones, envío y recogida de documentación y asistencia personal se sirvan cada día más de plataformas on line y de las ventajas de la digitalización que acelera tiempos de respuesta, mejora en eficacia y ahorra tiempo y gastos de desplazamientos.
Gestión de clientes: Numerar las facturas del clientes, gestionar sus incidencias o ver el histórico de compras son solo algunas de las muchas acciones que un CRM (Customer Relationship Management), piedra angular de la digitalización de la gestión y atención al cliente y apoyo para las estrategias de marketing y venta, puede desarrollar. En este caso la conexión a Internet no es necesaria ya que se trata programas internos.
Proyectos y tareas departamentales: Implementar una nueva estrategia de venta puede implicar a varios departamentos o profesionales. Buena parte del éxito de la estrategia dependen de la coordinación y la comunicación interdepartamental. De ahí que la incorporación de herramientas de gestión de proyectos en el día.
Gestión documental: El papel es cosa del pasado. Cada una de las tareas anteriormente mencionadas se sustentan en la gestión documental en la nube. Incluso las empresas más tradicionales hacen uso de servicios de almacenamiento como Google Drive.
¿Y si no hablamos de digitalización de procesos sino de un cambio de modelo de negocio? Internet de las cosas ha revolucionado el panorama tecnológico en general y las tendencias de negocio basadas en estrategias de conectividad.

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